Selem aaleykoum,
Commencer ton business en ligne dans de bonnes conditions c’est d’abord bien organiser ton espace de travail : Travailler de n’importe où dans le monde est possible grâce à internet et d’un ordinateur!
Ton ordinateur, c’est ton outil de travail et pour être efficace, tu vas devoir prendre de bonnes habitudes pour retrouver facilement ton travail sans passer des heures à chercher sur ton PC. Et oui, un pc mal organisé limite ta productivité mais peut aussi, te dissuader de te mettre au travail…
On est toutes passées par là : je répète trop souvent à mes enfants que s’ils rangent bien leurs affaires, ils les retrouveront plus rapidement… et bien, pour ton ordi, c’est pareil!
Pour être performante, il faut retrouver rapidement tes fichiers et il est donc essentiel de savoir les classer autant qu’il est important d’organiser ta journée de travail
Voici quelques conseils pour t’aider à organiser au mieux tes fichiers sur ton ordi.
1- Avant tout décide toi à le faire maintenant et « ne repousse pas à demain ce que tu peux faire aujourd’hui » ! Commence par ouvrir l’ explorateur de fichiers et pour pouvoir glisser les documents dans les bons dossiers. En soi, c’est facile, il faut juste du temps et vouloir le faire!
2-Supprime les doublons voire les triples… souvent quand on télécharge des fichiers on a tendance à le faire plusieurs fois et à différents endroits sur notre pc… ça prends de la place inutilement et ça nous embrouille l’esprit… donc poubelle!
3- Comme en physique, évite de surcharger ton bureau : n’enregistre pas de ficher sur ton bureau sauf temporairement! il doit juste un lieu de passage, tu peux y déposer un fichier temporairement mais il est n’a pas vocation à rester sur le bureau… soit tu le classes, soit tu le jettes!
4-Utilise la création de dossier avec parcimonie ; Certes pour organiser tes documents tu vas devoir créer des dossiers pour retrouver tes fichiers plus facilement mais inutile d’en créer énormément : il suffit de créer un dossier pour chaque type de fichier par exemple, ou par client, ou par date, par thème (vidéos, podcast, facture)
Ici, c’est toi qui détermine ce qui t’arrange le mieux!
Nomme tes dossiers simplement et clairement pour savoir dès le premier coup d’œil ce qu’ils contiennent!
Déplace chaque fichiers dans un dossier général que tu viens de créer!
5-Maintenant que chaque fichier est dans un dossier, ouvre progressivement chaque dossier et crée des sous dossiers dans ce dossier général, toujours en suivant la même logique… classe par date ou par client, type de fichiers…
Pour rester efficace et ne pas perdre de temps pour retrouver tes fichiers, évite de créer une arborescence à rallonge : tu vas finir par faire l’inverse de ce que tu veux!
Par exemple, si tu veux enregistrer ton site internet tu peux créer plusieurs sous dossiers par exemple : MonSite/Affiliation/Factures
6-nomme tes fichiers avec des noms qui ont du sens et qui signifient réellement quelque chose.
Par exemple si tu as créé un dossier « facture », tu peux classer les factures par date et par destinataire par exemple :
MonSite/Affiliation/Factures/2020/ »2020 Affiliation Mme Dupont.pdf«
Ou bien par client puis par catégorie et enfin par date…
Ex :
Monsite/Mme Dupont/Factures/2020/ »DupontAfflilation2020.pdf »
7-Archive les dossiers que tu n’utilises plus parce que le projet est terminé par exemple.
Crée un dossier que tu nommes « archives » et déplace le dossier à archiver à cet endroit. tu peux par sécurité le copier sur un support externe (clé USB, Disque Dur Externe, Serveur…)
Tu pourras toujours consulter ce dossier au besoin.
Finalement, organiser les fichiers sur ton ordinateur n’est pas si compliqué. Il te faut juste un peu de temps et de volonté et tu seras surprise de constater que des documents bien ordonnés et rangés te permettent d’être plus productive!
Qu’Allah te facilite et bon rangement!
Nacira
